¿Cuál es la importancia legal y laboral de contar con legajos completos y actualizados?

Los datos que deben contener los legajos del personal

Si bien no existe un criterio específico para armar y llevar los legajos del personal, tenerlos significa que existe en la empresa una política de recursos humanos ordenada, y sirve para ratificar que se están haciendo las cosas cómo se debe, evitando de esta forma tener problemas en el futuro ya sea por reclamos de los trabajadores o de autoridades de control.

En los juicios laborales es normal que los trabajadores intimen al empleador a presentar su legajo, si no exhibe la documentación requerida, el juez lo considera como una presunción en su contra, lo que implica que debe probar por otros medios que cumplía con la normativa legal laboral.

A continuación analizaremos los datos que deben contener los legajos del personal antes del inicio de la relación laboral, al momento del ingreso, durante su permanencia en el empleo y al cese de la relación laboral.
Detalle de los elementos que deben contener los legajos en cada etapa:

  1. Antes de ingresar al empleo:

a)       Solicitud de ingreso donde conste la fecha y la firma del empleado.

b)      Fotocopia de antecedentes, curriculum, títulos, etc.

c)       Informe médico preocupacional.

d)      Constancia del número de C.U.I.L. extendido por la ANSES.

e)       Tramitación de la Clave de Alta Temprana, “C.A.T.” y Constancia de Aceptación.

f)        Declaración de alta a la Aseguradora de Riesgos del Trabajo.

    1. Al Ingresar al empleo:

 

     a)       Copia del contrato de trabajo o acuerdo individual celebrado

b)      Fotocopia del DNI (1ª y 2ª hojas) y declaración de domicilio actualizado.

c)       Formulario impuesto a las ganancias.

d)      Declaración de ingresos de otros empleadores o declaración de no tener pluriempleo.

e)       Personal en situación de pluriempleo: notificación de la opción de concentración de aportes y contribuciones

f)        Trabajadores a tiempo parcial que perciben remuneración inferior a 3 MOPRES: notificación en caso de ejercer la opción por los beneficios de la obra social.

g)      Declaración jurada de “No percepción de beneficios jubilatorios” o Copia de comunicación a la ANSES, de corresponder, del reingreso de beneficiarios del régimen previsional público.

h)       Declaración jurada de “No percepción del subsidio por desempleo”.

i)         Declaración de beneficiarios para el seguros de vida obligatorio y convencionales.

j)         Copia de la declaración jurada del trabajador y su grupo familiar adheridos al sistema nacional del seguro de salud.

k)       Constancia fehaciente de notificación al trabajador de las normas que rigen el régimen de asignaciones familiares.

l)         Formulario de declaración jurada de ANSES del grupo familiar para el cobro de asignaciones familiares o de su inexistencia.

m)     Solicitud de cobro de asignaciones familiares (cuando ambos cónyuges trabajen, sean beneficiarios de jubilación o pensión o del seguro por desempleo), por aquel a quien, en función de su monto, su percepción le resulte más beneficiosa. La opción puede ejercerse 2 veces por año.

n)       Documentación del grupo familiar: acompañar, de corresponder, fotocopias de:

  1. Certificado de matrimonio y DNI del cónyuge.
  2. Certificado de nacimiento y DNI de cada hijo menor de 18 años.
  3. Hijos discapacitados (sin límite de edad): además, certificado de discapacidad.
  4. Sólo en caso de percibir asignaciones familiares: certificados de escolaridad al inicio y finalización de cada curso escolar.

 o)      De corresponder, copia de los siguientes Forms. de ANSES:

  1. Solicitud de pago de asignaciones familiares por Discapacidad.
  2. Solicitud para la percepción de asignaciones familiares cuando no las percibe el cónyuge o concubino.
  3. Solicitud de pago de asignación familiar por Matrimonio.
  4. Solicitud de pago de asignación familiar por Nacimiento/Adopción.

p)      Constancia de notificación de apertura de cuenta bancaria personal para el pago de haberes, empresas con más de 25 trabajadores y empresas que hayan optado por adherirse.

  1. Durante la relación laboral:

a)       Toda documentación que avale los cambios respecto al inicio

b)      Constancias de entrega de ropa de trabajo.

c)       Comunicación de licencias (vacaciones anuales, sin goce de haberes, otras).

d)      Solicitudes de excedencias.

e)       Copia de la solicitud de “Libre Elección de Obra Social”, de los trabajadores que hubieran hecho uso de la opción.

f)        Comunicaciones de inasistencias, justificadas o no.

g)      Sanciones disciplinarias.

h)       Libretas de trabajo o sanitarias, en caso de corresponder.

i)         Registros de accidentes y denuncias efectuadas a la ART; a la Subsecretaría de Trabajo; indemnizaciones abonadas.

j)         Todo intercambio telegráfico cursado con el empleado, cualquiera sea el motivo.

k)       Copia del Form. de DDJJ 649 -informes y / o retenciones impuesto a las ganancias, de corresponder.

  1. Al cese de la relación laboral:

 

a)       Documento que acredite el cese (telegrama de despido, de renuncia, otros…)

b)      Copia firmada de la recepción de la “Certificación de Servicios y Remuneraciones”.

c)       Copia del Form. de Iinformes y/o retenciones impuesto a las ganancias, por la liquidación final, de corresponder.

Si bien existen distintos métodos de archivos adoptados por cada empleador o empresa, lo importante es, en definitiva, ubicar todos los legajos ordenados y verificar que los mismos contengan toda la documentación necesaria en caso de ser requerida.

 Autor: Silvia Seco (Consultora Especializada en Gestión Administrativa – AV consultores Pymes)

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