Diseño de procesos

Mejorar de procesos administrativos: Saber como avanzar el trabajo para lograr los objetivos

Qué es un proceso administrativo

El proceso administrativo es un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por la empresa para evitar la comisión de errores y fraudes y ganar seguridad y confiabilidad en las distintas operatorias.

En qué consiste el diseño de procesos

El diseño de un proceso involucra una metodología para definir, analizar y poder mejorar el proceso en el futuro. Se enumeran a continuación distintos métodos posibles:

1.      Recolectar y definir información básica del proceso: se obtiene de entrevistas al personal que interviene en el proceso. En los casos en los que la empresa cuente con manuales de procedimiento, se debe cotejar con la realidad. Con la información procesada se tendrá una visión de la situación actual del proceso y otra visión bastante clara de la situación a la que se pretende arribar.

2.      Organigrama: consiste en una herramienta clave ya que permite definir las relaciones dentro de la empresa, los responsables de área, los empleados que trabajan dentro del sector, etc.

3.      Cursograma o mapa del proceso: forma rápida y efectiva de mostrar las actividades que se desarrollan a lo largo del proceso.

4.      Manual de procedimiento: Descripción escrita de las distintas etapas y acciones del proceso.

5.      Visión del auditor en relación al control interno: el objetivo del control interno es prevenir y evitar situaciones anómalas. El hecho de diseñar esquemas de prevención de estas anomalías contribuirá al mejoramiento de los procesos administrativos.

6.      Visión del consultor de procesos en relación a la visión del cliente: una vez adquirida la visión de control interno del proceso se puede determinar si las actividades que se llevan a cabo en el proceso analizado son coherentes con los beneficios que aportan y los fines del proceso. Es primordial adoptar la visión del empresario en cada actividad del proceso, evaluando cuánto aporta cada actividad a la empresa.

Conclusiones

Los procesos en una empresa deberían estar diseñados sobre bases muy dinámicas que permitan su ajuste periódico a nuevas realidades y necesidades. Sin embargo, existen muchas empresas para las que por alguna cuestión sus procesos no funcionan en forma eficiente.

Un proceso bien diseñado permite al empresario saber cómo avanza el trabajo hacia el logro de los objetivos, identificando áreas en donde habrán de requerirse acciones correctivas.

 

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