Se puede lograr eficiencia interna sin afectar la calidad de atención a nuestros clientes

Mejora de procesos: Lograr un cambio trabajando hacia adentro

En esta oportunidad les contaremos el caso de una empresa que se dedica  a la venta y distribución de repuestos, de la ciudad de Buenos Aires, que como muchas otras Pymes que luchan por crecer, tenía la necesidad de lograr una eficiencia interna y reducir sus costos en un  30%.

No contában con procesos definidos de ninguna de las gestiones de la empresa, pero el sector más impactado era el de Logística. Las camionetas salían todos los días, dos veces por día, sin una hoja de ruta, ni una coherencia en los destinos….muchas veces iban al mismo cliente dos veces en el día.  Como el objetivo era responder de inmediato a todos los clientes, todos los despachos tenían la misma prioridad.

No había una clara definición de las responsabilidades del personal de depósito, lo cual generaba roces entre los mismos, y se dejaban de hacer muchas tareas relevantes, como el control de la mercadería que ingresaba. Tampoco había una línea de mando definida, el personal respondía al mismo tiempo a más de un Jefe.

Comenzamos por realizar un relevamiento de las tareas de cada uno de los empleados, y de los procesos que llevaban a cabo. Y se definió un único Gerente del sector, a fin de unificar la cadena de mando.

A partir de esto se realizó una descripción de puestos de cada uno, y la misma fue comunicada al personal por el Gerente del sector.

Se implementó una hoja de ruta, con control del kilometraje, y un control de la carga de combustible por parte del Responsable del depósito.

También se consensuaron y formalizaron los procesos respectivos, con el objetivo de ordenar las tareas del área y lograr mayor eficiencia y control sobre la mercadería.

Por último, se realizó una categorización de los clientes, en función de los niveles y frecuencia de compra, con el objetivo de asignarle a cada uno una prioridad para la realización de los envíos.

A partir de la implementación de estos cambios, se logró ordenar el sector, evitar los roces entre el personal mejorando el clima laboral, aumentar su productividad, bajar los costos de combustible y fletes, y tener un mayor control sobre la mercadería. Todo esto sin disminuir la calidad de atención, y mejorando el grado de satisfacción de los clientes.

Así como en este empresa, es posible lograr un cambio trabajando hacia adentro. Lograr la eficiencia, y mejorar la productividad, impactando en forma positiva en nuestros resultados.

 

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