Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Mejora de procesos: La metodología de las 5 S para crear un ambiente de trabajo limpio, agradable y seguro

Cajones llenos, escritorios en los que no se pueden encontrar la documentación necesaria, pasillos ocupados por materiales que no vamos a utilizar en los próximos días, equipos y herramientas que no se guardan como corresponde o se guardan siempre en distinto lugar… Sucede tanto en una oficina, como en una fábrica, depósito o taller.

Frecuentemente nos llenamos de herramientas, materiales, papeles y elementos personales que no utilizamos con frecuencia, y nos cuesta pensar en realizar el trabajo sin ellos. Y lamentablemente, aprendemos a vivir con esta situación… 

¿Alguna vez pensó cuanto mas fácil, eficiente y productivo sería todo si tuviéramos nuestro lugar de trabajo ordenado, y sólo con las cosas necesarias? ¿Le parece imposible?

La metodología de las 5S (llamada así por sus iniciales en japonés) es una herramienta que consiste en 5 actividades de orden y limpieza, que por su sencillez permiten la participación y el aporte de todo el personal, creando ambientes de trabajo limpios, agradables y seguros:

 

1-       Clasificar (Seiri), consiste en identificar y clasificar los materiales de trabajo en necesarios e innecesarios, y eliminar estos últimos. Sólo  lo que se necesita en la cantidad que se necesita y sólo cuando se necesita. Los elementos innecesarios perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulación por las áreas de trabajo, generan demoras para buscar y encontrar cosas, y pueden generar accidentes en el lugar de trabajo.

2-       Ordenar y organizar (Seiton), consiste en definir el lugar y el modo en que deben ubicarse e identificarse los elementos que se identificaron como necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y volver a guardarlos. De esta manera se buscar eliminar pérdidas de tiempo y de energía.

3-       Limpiar (Seiso), esta etapa consiste, no solo en mantener la limpieza del lugar y de los materiales y equipos de trabajo, si no también en identificar y eliminar las fuentes de suciedad. De esta forma se intenta evitar que posibles errores, averías o potenciales problemas queden ocultos por la suciedad. La limpieza es inspección, y debe ser una responsabilidad de todos los que trabajan en cada área o estación de trabajo.

4-       Estandarizar (Seiketsu), es continuar trabajando en los tres pasos anteriores todos los días, en forma continua. El orden y la limpieza deben mantenerse día a día, para lo cual es necesario definir estándares que aseguren la continuidad del proceso para mantener los logros alcanzados.

5-       Disciplina (Shitsuke), consiste en trabajar permanentemente de acuerdo a las normas establecidas, a fin de lograr que cada integrante del equipo de trabajo adopte como hábito el cumplimiento de los métodos establecidos, las cuatro S anteriores.

Es la etapa más difícil de alcanzar. No sólo implica un control de la dirección sobre la aplicación del sistema, si no que requiere una autodisciplina, orden  y control personal de cada uno de los trabajadores, el cual se logra a través de un entrenamiento no sólo de facultades físicas, si no también morales.

¿Que beneficios aportan las 5S?

El resultado de la aplicación de esta metodología se mide tanto en productividad como en satisfacción del personal.

Conseguimos mayor productividad ya que:

- Mejora de la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operación.

- Libera espacio útil en plantas y oficinas.

- Hace visible desperfectos o fallas en los equipos y permite aumentar la vida útil de los mismos.

- Elimina el desperdicio.

- Reduce movimientos innecesarios, que generan gasto de tiempo y energía.

- Mejora la seguridad, reduciendo accidentes.

Impacta en la satisfacción, dado que:

- Genera en el equipo de trabajo un sentido de compromiso, ya que es prioritario el involucramiento de cada uno de ellos.

- Eleva la moral del personal, por los logros alcanzados.

- Crea una cultura de respeto y cuidado de los recursos de la empresa, y entre las personas. Y propicia el trabajo en equipo.

- Permite mejorar el bienestar personal y lograr un ambiente de condiciones óptimas de trabajo, un sitio de trabajo donde realmente sea atractivo llegar cada día.

Como consecuencia se mejoran los niveles de calidad del producto o servicio, impactando en la satisfacción del cliente.

Esta metodología se basa en un principio básico de mejorar nuestra vida, y hacer del lugar de trabajo un sitio en el que valga la pena pasar más de la mitad de nuestras vidas. Si con todo esto, además, obtenemos mejoras en nuestra productividad y en la de nuestra empresa…¿por qué no lo hacemos?

Aplique el método 5S en su pyme y sume en productividad y satisfacción del personal. En caso de necesitar ayuda, cuente con el equipo de AV Consultores Pymes para asesorarlo y acompañarlo en las mejoras de los procesos de su empresa.

Autor: Lic. Natalia Kojundzich Especialista en Mejora de Procesos administrativos y comerciales para Pymes - en AV Consultores Pymes

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