Manejo eficaz del tiempo… se puede?

Tips para administrar su tiempo en forma efectiva

Con frecuencia, sentimos que no nos da el tiempo para las cosas importantes, que tenemos mucho trabajo atrasado, que terminan los días y no logramos nada, que tenemos muchas cosas por hacer y todo era para “ayer”… es en estos momentos cuando deseamos que el día dure más de 24 horas para poder hacer todo lo que “creemos” que tenemos que resolver. Consecuentemente, el nivel de estrés y frustración que se experimentan van en aumento.

En primer lugar, debemos identificar los obstáculos que nos impiden manejar nuestro tiempo: objetivos y prioridades no definidos, falta de organización tanto de asuntos personales como profesionales, no saber decir “NO”, hacer demasiadas cosas a la vez…

A continuación le proporcionamos algunas pautas para que pueda superar los obstáculos identificados y aprenda a administrar su tiempo en forma efectiva:

1.      Tomar nota de todo lo que se necesita hacer durante el día y durante los días siguientes, esto permitirá reservar tiempo a proyectos que quedan relegados por cosas menos importantes.

2.      Si se va a trabajar en un proyecto grande, es conveniente dividirlo en partes mas pequeñas. Va a resultar más fácil encararlo si se pueden cumplir objetivos parciales.

3.      Incluir dentro del listado llamadas telefónicas, envío de mails y destinarle un tiempo de ejecución. Esto permitirá que no se olvide de cosas de este tipo,  pero no deje de hacer lo que está haciendo por cumplirlas.

4.      Cuantificar las horas diarias a insumir en las tareas detalladas y analizar la “razonabilidad”… puedo trabajar 20 horas diarias?, seguramente no, entonces para solucionar este “exceso” será necesario posponer o eliminar tareas de la lista de acuerdo a las prioridades.

5.      Organizarse, utilizando una agenda o programa de computadora para estar al día con los compromisos.

6.      Aprender a decir “No”. Frecuentemente tendemos a aceptar más compromisos de los que podemos cumplir. Debemos ser conscientes que no es posible hacer todo lo que se desea todo el tiempo y aprender a poner límites.

7.      Concentrarse en una sola cosa a la vez. Es necesario no perder tiempo en las cosas que quedan por hacer, hay que concentrar la energía en la tarea que se está realizando.

8.      Realizar las tareas mas importantes dentro del momento del día en que es usted mas productivo. Posponer las tareas no es recomendable, ya que aumentará su nivel de ansiedad.

Recuerde que una buena planificación y administración del tiempo mejorará su auto estima y el manejo eficiente el tiempo. De a .poco podrá ver como se simplifican las cosas y experimentará menos estrés al ver que cada vez quedan menos cosas pendientes.

 Autor: Analía Silva (Consultora Especializada en Auditorías Operativas y Procesos Administrativos – AV consultores Pymes)

 

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