Auditorias operativas

Una opción para realizar una evaluación objetiva

En muchas ocasiones, como empresarios Pymes o Responsables de sector, pasamos más del 90% de nuestro tiempo realizando tareas operativas, atendiendo urgencias o tareas que distraen la atención de lo que realmente deberíamos estar mirando. Estas tareas pueden ser: vendiendo, respondiendo a un cliente que realizó una queja, revisando la liquidación del contador o negociando con proveedores.  Esto hace que dediquemos poco tiempo a lo estratégico y aplicando un bajo nivel de controles para detectar y gestionar los problemas y/o deficiencias operativas que dificultan, o incluso ponen en riesgo el desarrollo del negocio y obstaculizan su crecimiento.

¿Cuál es el aporte de encarar Auditorías Operativas en mi Pyme?

Ante esta desorganización empresarial emerge la Auditoría Operativa Externa, la cual se presenta como una opción para realizar una evaluación objetiva, sistemática y profesional de las actividades relativas a la gestión de una empresa. A diferencia de las auditorías financieras o contables, el proceso de auditoría operativa representa una evaluación mucho más profunda de la gestión de la organización. La realización de auditorías permite detectar cuestiones como:

  • Si la utilización de los recursos se realiza en forma eficaz y eficiente
  • Si se cumplen los plazos establecidos con los clientes
  • Si la producción del sector examinado cumple con las especificaciones dadas
  • Si se cumple con la documentación física requerida

En resumen, una auditoría operativa me permite determinar si la función o sector bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva.

¿Cómo puedo implementar Auditorías Operativas en mi Pyme?

Las auditorías operativas son encaradas por profesionales externos a la organización.

La metodología aplicada puede variar según la Pyme o sector a analizar, pero básicamente el proceso implica que el profesional externo se familiarice con la estrategia de la organización y los objetivos, que la función o sector analizados, deben cumplir para obtener los resultados deseados; verificación y evaluación de una muestra determinada de transacciones; y, finalmente, el proceso concluye con una serie de recomendaciones a la Dirección como resultado de la evaluación realizada.

¿Qué beneficios puede obtener mi Pyme aplicando Auditorías Operativas?

  • Identificar áreas donde se pueden reducir costos
  • Eliminar desperdicios y tareas que no agregan valor
  • Evitar pérdidas de tiempo innecesarias
  • Asegurarnos de que se están cumpliendo con todos las políticas y requisitos definidos (tiempos, documentación, controles) necesarios para que el producto/ servicio llegue al cliente como realmente lo esperamos
  • Dos ejemplos de auditorías que podría aplicar a mi pyme:

Auditoría operativa sobre el sector de Administración: Comprende la evaluación completa de los procesos involucrados en la Administración de la empresa. Algunos controles propuestos: revisión de estado y coherencia de imputaciones en cuentas corrientes, control de autorizaciones y documentación requerida para su archivo, alerta sobre " cajoneo"  o reiterados errores de anulaciones de comprobantes, arqueo de caja sorpresivo o planificado, conciliación bancaria y frecuencia de cheques rechazados

Auditoría operativa sobre la función de producción: Comprende la evaluación completa de producción, compras e inventarios.  Algunos controles propuestos: Control de los tiempos versus el  flujo de insumos que ingresan,  desviaciones de calidad durante el proceso, certificación de la logística aplicada al proceso productivo, control de tiempo del proceso sujeto a análisis.

 

Autor: Lic. Carolina Costa – Consultora especializada en Procesos administrativos y comerciales - AV Consultores Pymes

 

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