Reglas de cortesía en Internet o Netiquette - Parte 4

Para evitar malos entendidos

¿Estás por enviar un mail?

 Conocé las ventajas de usar Netiquette 

¿Cómo le escribo: “estimada”, “querido”, “señor”? ¿Qué firma uso: electrónica o “a mano? Cuántas veces nos preguntamos cuál será la forma indicada de acercarnos a nuestros destinatarios.

Más allá de formalismos, te sugiero conservar tu estilo particular para que puedas transmitir la identidad de tu marca, empresa o actividad. Podés usar algunas fórmulas en el encabezado y en la firma, pero eso no significa que tengas que escribir en forma estándar: siempre podés agregar tu toque personal.

Si vas a escribir un mail de trabajo, te sugiero algunos tips:

  1. Poné siempre un encabezado cordial y personalizado: "Estimado Hernán Costas", "Apreciado Ing. Raúl González " y, según el grado de confianza, podés llamarlo sólo por su nombre de pila: “Estimado Alejandro”. Si intercambiás varios mails con un mismo asunto, no necesitás volver a saludarlo en cada uno, pero podés hacerlo si querés.                
  2. Cerrá el texto del mail resumiendo cuál será el próximo paso: “lo estaré llamando en estos días”,“espero tu respuesta”, “aguardo tu confirmación”, “si es de tu interés te propongo encontrarnos para conversar personalmente”.
  3. Despedite con palabras amables, como: "cordialmente", "atentamente", “un cordial saludo".
  4. Usá una firma automática al final de cada mail, eso le da un grado de formalidad al intercambio y ofrece datos que el destinatario puede necesitar, como: tu cargo, nombre completo de la empresa, página web, dirección postal y teléfono fijo y/o celular. Podés elegir dos o tres de los ítems anteriores: nombre y empresa; nombre y cargo; nombre, página web y teléfono; etcétera.

Dos recomendaciones:

· Si querés darle un toque más cálido a tu intercambio de mails, podés usar fórmulas más personales en el encabezado como “Hola, Natalia”, “Estimado Julio, ¿cómo estás?” o “Buen día, Fabiana”.

· Te recomiendo agregar tu nombre en un renglón aparte, antes de la firma electrónica. De esa manera, tu destinatario percibirá que le dedicás un tiempo para saludarlo especialmente, en lugar de hacerlo en forma automática.

 

Antes de enviar un mail, te sugiero que respondas algunas preguntas básicas:

          ¿Logré un encabezado formal si ésa era mi intención?

          ¿Pude personalizar el encabezado según mi estilo personal, si ése era mi objetivo?

          ¿Escribí alguna indicación sobre el siguiente paso en el cierre?

          ¿Puse un saludo cálido de despedida?

          ¿Automaticé mi firma electrónica para que salga en todos mis mails?

          ¿Escribí mi nombre antes de la firma automática?

Si alguna de tus respuestas fue no, te propongo que lo vuelvas a leer haciendo foco en el ítem a mejorar. Una vez que el mensaje llega a destino ya no podés cambiarlo.

 

Invertir tiempo en cuidar la forma te ayuda a jerarquizar el contenido de tu mensaje. Ya se trate de un mail, una newsletter, un folleto o una novela, mi fórmula es: lograr una fusión entre el estilo formal y el mío personal. Y siempre incluyo “palabras mágicas” en mis escritos: gracias, por favor, si es posible, buena semana, que son las que también uso al comunicarme personalmente.

Por Betina Mariel Bensignor.

Betina es escritora, redactora publicitaria y periodista de investigación.  Autora de 4 libros y coach de escritura, forma parte del Equipo de capacitadores de AV Consultores PYMES y dicta talleres in company sobre Comunicación Efectiva.

 

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