Reglas de cortesía en Internet Netiquette - Parte 3

¿Estás por enviar un mail?

 Conocé las ventajas de usar

En nuestro trabajo y en nuestra vida privada invertimos mucho tiempo en leer y responder mails. Evitemos a nuestro receptor aquellos correos que contienen información impersonal, es decir: indiscriminada.

Cuando recibimos un mail queremos que nos hablen a nosotros y, si es posible, de nosotros. Una de las reglas de oro en la comunicación escrita es responder al acrónimo YAMQ (“¿Y a mí qué?), versión en español de la sigla anglosajona WIIFM (“What´s in it for me?”). Para lograrlo, te recomiendo hablarle directamente y en forma personalizada a tu destinatario. ¿Cómo? Informándole:

  1. qué le ofreces
  2. en qué lo beneficias
  3. en qué mejoras su trabajo o su vida

 

Las siguientes reglas de etiqueta te ayudarán a lograrlo:

  1. Cuidá a quién copiás (CC, CCO). Nunca aprietes “responder a todos” en forma automática. Es preferible dedicarle mayor tiempo al envío personalizado que perder interesados por masificar a tus destinatarios.
  2. No reenvíes cadenas de mensajes con powerpoints. Aunque tengan un contenido interesante, descartá los mails con amenazas a quienes no los reenvíen.
  3. Utilizá asuntos descriptivos, resumí en esta línea tu propósito. Además de personalizar tu mensaje, le ahorrarás tiempo y le evitarás decepciones a tu receptor. Durante el intercambio, no introduzcas mails sobre temas que no tengan relación con el asunto del mensaje, es preferible iniciar nuevas conversaciones con nuevos asuntos.

  

Antes de enviar un mail, te sugiero que respondas algunas preguntas básicas:

          ¿Mi lector sentirá que le hablo a él en forma exclusiva?

          ¿Me puse en el lugar de mi receptor y tuve en cuenta sus intereses?

          ¿Pensé realmente cuál es el motivo que me lleva a reenviar un powerpoint que no sé si está relacionado con el área de interés de mi destinatario?

          ¿Incluí una descripción adecuada en el asunto?

          ¿En un intercambio de mails introduje sólo aquellos temas que están relacionados con el asunto?

Si alguna de tus respuestas fue no, te propongo que lo vuelvas a leer haciendo foco en el ítem a mejorar. Una vez que el mensaje llega a destino ya no podés cambiarlo.

 

Invertir tiempo en personalizar la comunicación con tus destinatarios te ayudará a establecer vínculos más cercanos y a fidelizar a los lectores de tus correos. Ya se trate de un mail, una newsletter, un folleto o una novela, mi fórmula de comunicación directa es: incluir el nombre de pila del destinatario al menos una vez, hacer referencia a aquello que nos liga y, fundamentalmente, mencionarle cuál será el beneficio de leer y/o responder mi mensaje.

 

Por Betina Mariel Bensignor.

Betina es escritora, redactora publicitaria y periodista de investigación. Autora de 4 libros y coach de escritura, forma parte del Equipo de capacitadores de AV Consultores PYMES y dicta talleres in company sobre Comunicación Efectiva.

 

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