Ventajas del uso de Reglas de Cortesía en Internet o Netiquette

Como responder un mail

¿Estás por enviar un mail?

Cuando tengas que enviar o responder un mail tratá de fijar cuál será tu objetivo y a quién te dirigís. Es decir: si tu intención es informar o influenciar, y si el destinatario te conoce personalmente, si es alguien formal, si lo dirigís a un departamento y no sabés quién será el receptor, etc.

Muchas veces terminamos de leer un correo electrónico y clickeamos responder en forma automática, sin detenernos a pensar qué queremos decir exactamente. Esto no representa un problema, excepto que apretemos enviar también en forma automática.

Si vas a responder un mail, te sugiero algunos cuidados:

  1. Que lo leas más de una vez antes de responderlo.
  2. Que no te quedes con la primera respuesta que escribiste en forma automática. Si bien la información puede ser la indicada, tal vez la forma o el estilo no lo sean. O quizá pueda prestarse a alguna mala interpretación. Por lo tanto:
  1. Chequeá que tu mensaje sea claro, conciso y directo.
  2. Si el tiempo lo permite, no lo envíes el mismo día que lo escribiste. Si eso no es posible, hacé una pausa antes de mandarlo, salí u ocupate de otro asunto. Olvidarte del tema y volver a leerlo “en frío” te puede ayudar a verlo y analizarlo desde otro ángulo.

 

Antes de enviar un mail, te sugiero que respondas algunas preguntas básicas:

          ¿Sé cuál es el propósito principal de mi mail: informar o influenciar? ¿Logro transmitirlo?

          ¿Me puse en el lugar de mi lector y tuve en cuenta su punto de vista?

          ¿Incluyo una frase clave que exprese en forma concisa qué quiero lograr del destinatario?

          ¿Incluí toda la información imprescindible? ¿Excluí toda la superflua o redundante?

          ¿La información quedó organizada en forma lógica y clara?

Si alguna de tus respuestas fue no, te propongo que lo vuelvas a leer haciendo foco en el ítem a mejorar. Una vez que el mensaje llega a destino ya no podés cambiarlo.

 

Invertir tiempo en corrección puede ser más efectivo que invertirlo sólo en la redacción. Ya se trate de un mail, una newsletter, un folleto o una novela, mi fórmula de tiempo de dedicación es: 1/3 de redacción + 2/3 de corrección.

 

 

Por Betina Bensignor 

Betina  es escritora, redactora publicitaria y periodista de investigación.  Autora de 4 libros y coach de escritura, forma parte del Equipo de capacitadores de AV Consultores PYMES y dicta talleres in company sobre Comunicación  Efectiva.

 

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* Reglas de cortesía en internet o Netiquette - Parte  2. Leer aquí.

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